Вы решили участвовать в выставке? В первый раз? Даже если и нет - несомненно, многим хотелось бы узнать, что стоит и чего не стоит делать, если принято решение участвовать. Мы предлагаем Вам некоторые рекомендации, основанные на личном наблюдении - возможно, они помогут вам экспонироваться успешно.

Внимательно проанализируйте стоимость участия в выставке - сюда входит не только аренда выставочной площади... Если цены организаторов покажутся вам слишком низкими, задумайтесь - вдруг они просто не смогли привлечь участников другими способами!
Попросите предоставить вам утвержденный список участников и статистику за последние несколько лет. Вы должны четко представлять, кто выходит на эту выставку, что и как экспонируется и кто ее посетители, чтобы гарантировать, что ваш выбор правилен и ваше участие в этой выставке уместно. Помните, что многие крупные и раннее популярные выставки в последние годы утрачивают свои позиции. Это происходит по многим причинам, включая недостатки обслуживания, развитие выставочного рынка и рост конкуренции среди выставочных организаций.

Подумайте, какова максимально необходимая для демонстрации вашей продукции выставочная площадь, какова оптимальная конфигурация стенда, его размеры и его оборудование. Просчитайте расходы на обслуживание стенда в течение всей выставки и оплату персонала. Ваши расчеты во многом будут зависеть от того, будете ли вы использовать уже имеющийся в наличии материал или - все придется покупать заново, пользуетесь ли вы услугами застройщиков или вам достаточно мобильных конструкций, пригодных для многоразового использования и самостоятельной сборки. Удостоверьтесь, что вы учли все детали, включая и то, будут ли помимо рабочей стойки использоваться дополнительные столы, нуждается ли ваша экспозиция в дополнительном освещении и пр. Сегодня существует множество всевозможных решений для оформления экспозиции: ваш стенд может работать эффективно и при минимальных затратах. Тут важно, с нашей точки зрения, чтобы дизайнерские решения соответствовали тому, что вы на самом деле делаете. На выставках вы можете видеть множество эффектных композиций, которые ни о чем не говорят, и ничего не значат.
Все, что бы вы не делали, делайте вдумчиво и со смыслом, даже если вы ограничены во времени или в деньгах. Стенд должен быть информативен - не бойтесь "украшать" его списками предоставляемых вами услуг или производимых вами товаров, читаемыми и с 3 метров. Вы ведь не сможете постоянно находиться на стенде и не сможете поговорить со всеми, проходящими мимо посетителями - так позвольте дизайну работать на вас в ваше отсутствие.

К выставке вы должны запастись рекламными материалами (листовки, буклеты, визитки, купоны, сэмплы), которые вы будете раздавать посетителям вашего стенда. Люди с удовольствием получают подарки, и лучше будет, если на этих подарках будут написаны ваше имя и ваши координаты.
Для работы на выставке вы можете нанять специально обученный промо-персонал или даже организовать развлекательное мероприятие на своем стенде.
Рекламная поддержка вашего участия в выставке должна быть спланирована и разработана заранее, если вы собираетесь прослыть профессионалами.
Маленьким, но важным моментом в привлечении посетителей на ваш стенд станет рассылка специальных приглашений потенциальным визитерам. Такое внимательное отношение поможет завоевать расположение важных для вас людей.

Следующий важный вопрос - вопрос о том, как правильно организовать работу стенда. Возможно, вашим сотрудникам понадобится дополнительное оборудование для работы. Работники стенда должны работать, как не тривиально это звучит: не допустимы не относящиеся к работе разговоры между стендистами. Если посетителей на выставке мало, и делать, вроде бы, нечего - отправьте часть сотрудников походить по павильону, понаблюдать за работой стендов других компаний, собрать рекламные материалы конкурентов и потенциальных партнеров. Ничего хорошего от бездельного времяпрепровождения, от перешептываний и хихиканий на стенде, компании и ее имиджу не будет. Так же вреден и понурый, вялый или сердитый вид работников стенда или их постоянные разговоры по мобильным телефонам. Вы и ваши сотрудники пришли на выставку, чтобы работать с посетителями, а не демонстрировать им, как вам здесь скучно! Посетители - вот ваша первая и основная цель, и ничто иное не должно мешать им получить информацию о вас и вашей работе.
Обратите особое внимание на компетентность ваших сотрудников, на их коммуникабельность, на умение и готовность ответить на вопросы посетителей о вашем бизнесе.
С другой стороны, вы должны сделать все, чтобы позаботиться о людях, работающих на стенде. Не забудьте, что каждый из стендистов должен не только работать, но и добираться до места работы и полноценно питаться, а значит, вы должны хорошо представлять себе особенности месторасположения выставки и инфраструктуру района. Независимо от того, сколько денег вы хотите потратить, не позволяйте сотрудникам завтракать и обедать на стенде. Пустые стаканчики, сальные обертки от бутербродов, бутылки и банки из-под напитков, - мусор, разбросанный на стенде, отрицательно сказывается на имидже компании.
Удостоверьтесь, что сотрудники имеют возможность отдыхать в течение дня. Поскольку многие выставочные комплексы расположены в удалении от людных мест, и добираться до них бывает непросто, вы должны подумать о том, как ваши сотрудники будут попадать из дома на работу и с работы домой. Многие выставки заканчивают работу достаточно поздно, и лучше принять дополнительные меры для охраны персонала, особенно, если ваш персонал - женщины.

Работая с посетителем выставочного стенда - вашим потенциальным клиентом, вы должны обменяться с ним координатами, чтобы обязательно связаться с ним в течение ближайших после выставки 48 часов. Выставочные контакты работают, как правило, только по "горячим следам", и - поверьте нашему опыту - огромные возможности вы упустите, оставив все на самотек. Многие люди, с которыми мы знакомились на выставке, говорили нам: "Когда выставка закончится, мы вам позвоним!" или "Мы подумаем и позвоним!". И конечно - они не звонили. Ваше желание найти клиента - это ваше желание, а не желание посетителя, он просто был любезен. Ваша неспособность реагировать немедленно - это проблема вашего бизнеса, пока вы думаете, клиента переманит ваш более разворотливый конкурент. Найдите время и способ! А лучше - запланируйте "контрольный звонок" заранее, как вы планировали организацию выставки и работу на ней.

Подружитесь с организаторами выставки. Они обычно могут быть очень полезны: например, если вы забыли или потеряли что-либо, они могут вспомнить и найти. Они подскажут, где расположены самые удобные и выгодные выставочные площади, куда пригласить клиента, чтобы убедить его сотрудничать - словом, предоставят всю важную для работы в незнакомом месте информацию.

Наконец, не опоздайте с изготовлением выставочного стенда. Всегда лучше приготовится заранее во избежание всевозможных накладок - а они, поверьте, иногда случаются. Начните раньше, даже если это будет стоить немного дороже. Вы будете уверены и спокойны, и это отразится не только на работе ваших сотрудников, но и на посещаемости вашего стенда.